第 1 步：初步評(píng)估

首先，組織必須確定選擇過(guò)程是由內(nèi)部人力資源資源執(zhí)行，還是組織從一開始就聘請(qǐng)顧問(wèn)會(huì)更好。對(duì)于以前沒有經(jīng)歷過(guò)這個(gè)過(guò)程的較小的人力資源部門或人力資源專業(yè)人士來(lái)說(shuō)，這可能有點(diǎn)讓人不知所措，并且需要大量的時(shí)間投入。因此，如果該部門有需要但沒有時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和評(píng)估過(guò)程，那么聘請(qǐng)顧問(wèn)協(xié)助此過(guò)程可能是一個(gè)明智的選擇。

第 2 步：評(píng)估組織需求

在開始為組織選擇 HRIS 系統(tǒng)的過(guò)程時(shí)，人力資源專業(yè)人員應(yīng)該超越人力資源部門的需求，并考慮組織的戰(zhàn)略計(jì)劃。處于積極增長(zhǎng)期邊緣的組織將有不同的需求，而不是“正確調(diào)整規(guī)模”或濃縮運(yùn)營(yíng)的組織。考慮到這些戰(zhàn)略計(jì)劃將有助于確保所選系統(tǒng)在短期內(nèi)成為組織的正確選擇。

評(píng)估組織和部門需求將是公司特有的工作。一般來(lái)說(shuō)，人力資源部門職責(zé)的規(guī)模和廣度會(huì)因組織而異。有些部門將負(fù)責(zé)工資單，有些則不會(huì)。有些會(huì)擁有一個(gè)功能齊全的招聘部門，配備專門的人員，有些則不會(huì)。因此，每個(gè)組織的最低系統(tǒng)要求會(huì)有所不同。但是，每個(gè)組織都需要一個(gè)可以收集、組織和安全維護(hù)員工數(shù)據(jù)的系統(tǒng)。此外，系統(tǒng)必須提供標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)告，例如離職、解雇、新員工、EEO-1、VETS-4212 和其他合規(guī)相關(guān)報(bào)告。

此時(shí)，組織的具體要求將確定所需的功能（“需要”）與想要的功能（“想要”）。許多組織的需求將從集成工資單模塊或 HRIS 開始，該模塊將與當(dāng)前的工資單系統(tǒng)協(xié)同工作。由于福利管理日益復(fù)雜，許多組織都需要福利模塊。這些模塊允許組織注冊(cè)員工、跟蹤和處理福利注冊(cè)和參與，并生成所需的通知。福利模塊和 HR 模塊的配套模塊是員工自助服務(wù) (ESS) 模塊。ESS 允許員工在系統(tǒng)中查看和更新??他們的個(gè)人信息。

在需要和期望的功能之間做出選擇時(shí)，組織必須考慮系統(tǒng)可以改進(jìn)當(dāng)前程序的方式，例如新員工處理和內(nèi)部調(diào)動(dòng)。組織從模塊中看到的價(jià)值越大，就越有可能將其視為需要而不是想要。

組織可能希望將其作為 HRIS 軟件包的一部分考慮的其他模塊是績(jī)效管理模塊、培訓(xùn)和發(fā)展模塊、組織結(jié)構(gòu)圖模塊、職位控制功能、考勤模塊、計(jì)時(shí)模塊、招聘和申請(qǐng)人跟蹤模塊以及電子表格.

第 3 步：評(píng)估項(xiàng)目參數(shù)

一旦組織完全制定了最低要求列表和其他所需功能列表，下一步就是確定項(xiàng)目的參數(shù)。

預(yù)算限制

組織必須確定項(xiàng)目的預(yù)算限制。人力資源系統(tǒng)可以在不同的價(jià)格點(diǎn)使用，以適應(yīng)不同規(guī)模組織的預(yù)算限制。

技術(shù)限制

還必須考慮組織的技術(shù)限制。人力資源部門應(yīng)與 IT 部門協(xié)商，以獲取與組織的技術(shù)限制相關(guān)的必要信息。組織是否有必要的服務(wù)器空間和基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)處理購(gòu)買的軟件產(chǎn)品？組織是否有 IT 支持人員來(lái)滿足將駐留在組織服務(wù)器上的產(chǎn)品的需求？如果沒有，組織是否應(yīng)該考慮使用托管在供應(yīng)商服務(wù)器上并且公司可以遠(yuǎn)程訪問(wèn)的產(chǎn)品？擁有遠(yuǎn)程托管系統(tǒng)（稱為應(yīng)用程序服務(wù)提供商 (ASP)）的優(yōu)勢(shì)在于，組織通常不需要內(nèi)部 IT 支持，也不會(huì)產(chǎn)生額外的服務(wù)器成本，并且 ASP 通常具有較低的前期成本。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，擁有 ASP 的缺點(diǎn)可能是更高的成本，因?yàn)檫@些系統(tǒng)根據(jù)員工數(shù)量收費(fèi)。購(gòu)買駐留在內(nèi)部服務(wù)器上的系統(tǒng)通常會(huì)導(dǎo)致更高的初始投資，但隨著時(shí)間的推移可能會(huì)變得更具成本效益。

時(shí)間限制

組織應(yīng)評(píng)估任何特定的項(xiàng)目時(shí)間限制。人力資源日歷上的其他項(xiàng)目或年度活動(dòng)（例如公開招生和績(jī)效評(píng)估）可能會(huì)限制人力資源員工在實(shí)施過(guò)程中的工作時(shí)間。同樣，繁忙的 IT 日歷可能會(huì)限制對(duì)實(shí)施過(guò)程的關(guān)鍵支持人員的訪問(wèn)。因此，必須確保有足夠的提前期來(lái)完成征求建議書 (RFP)、技術(shù)選擇和審查以及實(shí)施流程。

第 4 步：根據(jù)需求和項(xiàng)目參數(shù)評(píng)估可用包

一旦 HR 確定了需求和項(xiàng)目參數(shù)的主列表，它應(yīng)該開發(fā)一個(gè)初步的電子表格評(píng)級(jí)矩陣來(lái)衡量可用產(chǎn)品的供應(yīng)和限制。接下來(lái)，HR 應(yīng)該獲取各種可用產(chǎn)品的規(guī)格和定價(jià)信息，并將它們與它創(chuàng)建的與定價(jià)和最低要求相關(guān)的參數(shù)進(jìn)行比較。大部分信息可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)搜索獲得。但是，具體的定價(jià)信息可能需要直接聯(lián)系銷售和服務(wù)多種產(chǎn)品的供應(yīng)商或顧問(wèn)。

具體的需求和要求可以在電子表格的左側(cè)列出，要評(píng)估的供應(yīng)商和產(chǎn)品可以添加到頂部。要求和測(cè)量的示例列表可能如下所示：

• 與工資系統(tǒng)集成（或組合人力資源/工資包）。

• 績(jī)效管理。

• 計(jì)時(shí)和考勤跟蹤。

• 報(bào)告功能，標(biāo)準(zhǔn)和自定義。

• 申請(qǐng)人跟蹤。

• 工作和薪酬歷史。

• 福利管理。

• 員工自助服務(wù)。

• 電子表格處理。

• 培訓(xùn)管理。

• 與總賬的集成/接口。

• 培訓(xùn)要求。

• 年度支持。

• 實(shí)施時(shí)間表。

• 硬件要求。

• 每月費(fèi)用。

• 總成本。

• 投資回報(bào)率 (ROI)。

在這些需求領(lǐng)域的每一個(gè)中，可能存在多個(gè)更具體的需求。例如，根據(jù)培訓(xùn)管理要求，雇主可以包括用于跟蹤所需和完成的培訓(xùn)、記錄教育成就、記錄外部培訓(xùn)和認(rèn)證、安排內(nèi)部培訓(xùn)課程以及跟蹤符合報(bào)銷條件的教育課程的功能。

在初步消除了不符合組織需求的軟件包和提供者之后，是時(shí)候?qū)κＳ嗟倪x項(xiàng)采取更嚴(yán)格的看法了。盡管有幾個(gè)包可以提供計(jì)時(shí)選項(xiàng)，但每個(gè)包都可能具有更適合組織及其能力的限制或效率。例如，擁有一個(gè)在線計(jì)時(shí)系統(tǒng)對(duì)于大量參與旅行的員工或擁有大量遠(yuǎn)程辦公的員工來(lái)說(shuō)可能更有價(jià)值?；跁r(shí)鐘的系統(tǒng)在所有員工都通過(guò)特定的進(jìn)出門戶并且所有工作都在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的制造環(huán)境中可能更有效。將系統(tǒng)可用性與組織的需求相匹配將有助于確保更好的投資價(jià)值。

第 5 步：選擇項(xiàng)目委員會(huì)

完成初始和二次評(píng)估過(guò)程后，應(yīng)為 HR 留下三到七個(gè)與組織需求相匹配的包。在這個(gè)過(guò)程中，人力資源部門應(yīng)該組織一個(gè)項(xiàng)目委員會(huì)來(lái)查看超出人力資源部門范圍的項(xiàng)目。關(guān)鍵利益相關(guān)者可能因組織而異，但考慮和評(píng)估委員會(huì)至少應(yīng)包括以下部門的成員：

• 它。

• 工資/財(cái)務(wù)/會(huì)計(jì)。

• 人力資源部。

• 賠償。

• 績(jī)效管理。

• 訓(xùn)練。

• 招聘。

• 操作。

運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)成員可能會(huì)就使用這些工具的價(jià)值和挑戰(zhàn)提供重要的日常觀點(diǎn)，并可能會(huì)發(fā)現(xiàn)在實(shí)施時(shí)可能成為問(wèn)題的擔(dān)憂。此外，幫助運(yùn)營(yíng)代表了解軟件中關(guān)鍵報(bào)告和跟蹤機(jī)制的價(jià)值以及對(duì)生產(chǎn)力的潛在影響也可能在實(shí)施時(shí)帶來(lái)好處。IT 小組可能希望讓來(lái)自 IT 安全、網(wǎng)絡(luò)、組織網(wǎng)站和硬件等領(lǐng)域的多位代表參與來(lái)審查項(xiàng)目。

第 6 步：征求建議書 (RFP)

從四到七個(gè)軟件包和供應(yīng)商的列表中，組織將希望提供詳細(xì)的 RFP 以尋求業(yè)務(wù)投標(biāo)。 

供應(yīng)商應(yīng)滿足 HR 制定的最低要求，并應(yīng)愿意將價(jià)格點(diǎn)保持 90 至 180 天。RFP 應(yīng)包括有關(guān)組織的信息以及項(xiàng)目規(guī)范，例如最低要求、預(yù)算限制以及目標(biāo)選擇和實(shí)施時(shí)間表。組織應(yīng)向不少于四個(gè)供應(yīng)商提供 RFP，因?yàn)槟承┕?yīng)商可能無(wú)法滿足某個(gè)方面的特定需求。

第 7 步：演示和評(píng)估

收到 RFP 回復(fù)后，HR 應(yīng)選擇三到四個(gè)供應(yīng)商到現(xiàn)場(chǎng)演示。系統(tǒng)的復(fù)雜性和最低要求列表將影響 HR 應(yīng)為演示安排的時(shí)間長(zhǎng)度。項(xiàng)目委員會(huì)的每個(gè)成員都應(yīng)該能夠參加演示并提出相關(guān)問(wèn)題。HR 可以使用最低要求列表來(lái)創(chuàng)建演示清單，以確保每個(gè)項(xiàng)目都得到充分解決。記分卡還可能包括原始組織需求評(píng)估列表中的部分或全部所需項(xiàng)目，這些項(xiàng)目可能在評(píng)估過(guò)程中充當(dāng)“決勝局”項(xiàng)目。軟件記分卡的其他人力資源項(xiàng)目將是對(duì)系統(tǒng)導(dǎo)航、幫助功能、

委員會(huì)成員應(yīng)利用這個(gè)機(jī)會(huì)提出問(wèn)題并充分探索軟件中可能存在潛在挑戰(zhàn)或困難的任何方面。他們可能還想探索從頭到尾在系統(tǒng)中記錄新員工的過(guò)程，以獲得人力資源和工資單的觀點(diǎn)。從 IT 角度來(lái)看，其他項(xiàng)目可能包括硬件要求、安全協(xié)議、遠(yuǎn)程訪問(wèn)功能和要求。運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)成員可能希望包含將在日?；A(chǔ)上使用的員工/經(jīng)理可訪問(wèn)屏幕的演示。

最后，委員會(huì)成員應(yīng)考慮和評(píng)估在 RFP 和演示過(guò)程中提供的服務(wù)。盡管在此過(guò)程中的周到服務(wù)可能并不總是表明購(gòu)買后的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，但在 RFP 和演示過(guò)程中未能做出響應(yīng)應(yīng)該會(huì)引起一定程度的關(guān)注，并會(huì)影響對(duì)軟件的整體評(píng)估。

演示后不久，最好是當(dāng)天或接下來(lái)的兩到三天內(nèi)，人力資源部應(yīng)與評(píng)估委員會(huì)召開一次匯報(bào)會(huì)。在這次匯報(bào)中，委員會(huì)成員將在他們的記分卡上分享結(jié)果，并提出任何問(wèn)題。團(tuán)隊(duì)成員還將討論軟件如何滿足或超過(guò)組織的要求。對(duì)每個(gè)軟件包演示重復(fù)此評(píng)估和匯報(bào)過(guò)程。

第 8 步：在決賽選手之間進(jìn)行選擇

一旦 HR 將一攬子名單減少到兩個(gè)或三個(gè)最終候選人，HR 應(yīng)該盡可能進(jìn)行參考調(diào)查和現(xiàn)場(chǎng)訪問(wèn)。入圍供應(yīng)商應(yīng)該能夠提供正在使用組織正在評(píng)估的產(chǎn)品的當(dāng)前客戶的列表。如果可能，一些委員會(huì)成員可能希望訪問(wèn)客戶推薦人以查看正在使用的軟件并提出盡可能多的問(wèn)題，特別關(guān)注在匯報(bào)過(guò)程中提出的那些問(wèn)題和疑慮。

在參考調(diào)查和實(shí)地考察之后，人力資源部應(yīng)最后一次召集遴選委員會(huì)，結(jié)合原始記分卡結(jié)果審查參考調(diào)查和實(shí)地考察的結(jié)果。在這次會(huì)議期間，最終的供應(yīng)商候選人應(yīng)該相互衡量，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該能夠在這一點(diǎn)上做出選擇決定。做出決定后，人力資源部可以向組織的高級(jí)管理人員提出適當(dāng)?shù)慕ㄗh，并附上一份概述購(gòu)買理由和軟件增值的演示文稿。

在與服務(wù)提供商談判時(shí)，組織應(yīng)簽訂服務(wù)合同，提供持續(xù)維護(hù)、更新以滿足不斷變化的合規(guī)性需求和軟件更新，以確保與其他軟件包的兼容性（例如，Windows 更新、工資系統(tǒng)更新、會(huì)計(jì)系統(tǒng)更新）。既然 HR 已經(jīng)完成了 HRIS 系統(tǒng)選擇的艱巨過(guò)程，HR 經(jīng)理的工作才剛剛開始，他們正在為軟件的實(shí)施做準(zhǔn)備。

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