雖然我們都喜歡下載這個(gè)神奇的工具，它可以實(shí)現(xiàn)所有任務(wù)并涵蓋我們所需功能集中的所有內(nèi)容，但可用的選項(xiàng)過(guò)多使得找到一個(gè)功能強(qiáng)大的 項(xiàng)目管理 工具成為一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。有成百上千的系統(tǒng)解決方案都專注于相同的功能——跟蹤和組織項(xiàng)目管理過(guò)程并加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

要為您的團(tuán)隊(duì)找到最好的系統(tǒng)，請(qǐng)考慮您需要哪些功能來(lái)有效地管理您的項(xiàng)目。為確保您在搜索新系統(tǒng)時(shí)不會(huì)遺漏某些重要方面，請(qǐng)查看項(xiàng)目管理工具的必備功能。優(yōu)秀的項(xiàng)目管理系統(tǒng)功能包括：
1.項(xiàng)目計(jì)劃和調(diào)度
2.團(tuán)隊(duì)協(xié)作
3.時(shí)間跟蹤
4.報(bào)告
5.項(xiàng)目預(yù)算
6.計(jì)費(fèi)和報(bào)價(jià)

讀完本文后，您將對(duì) 項(xiàng)目管理 系統(tǒng)的基本功能有一個(gè)清晰的了解，并準(zhǔn)備好在為您選擇合適的 項(xiàng)目管理 系統(tǒng)時(shí)做出明智的決定。

一、計(jì)劃和調(diào)度

在管理團(tuán)隊(duì)時(shí)，讓每個(gè)人的任務(wù)和職責(zé)都清晰可見(jiàn)是非常重要的。 幫助避免誤解并知道將新任務(wù)委派給誰(shuí)。

最好的在線項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以將任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)成員并設(shè)置優(yōu)先級(jí)和截止日期。 每次計(jì)劃完成日期臨近且活動(dòng)仍未完成時(shí)，將到期日期添加到任務(wù)會(huì)自動(dòng)發(fā)送通知。

1.優(yōu)先任務(wù)

不用說(shuō)，您還應(yīng)該能夠優(yōu)先考慮您的活動(dòng)。 每當(dāng)出現(xiàn)緊急問(wèn)題時(shí)，對(duì)任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先排序是非常有用的。 通過(guò)使用帶有預(yù)定時(shí)間段的計(jì)劃工具，您可以在計(jì)劃的日程中快速騰出空間，而無(wú)需手動(dòng)重新安排整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃。

2.敏捷任務(wù)管理工具

在領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)，您需要一個(gè)工具來(lái)概述所有即將開(kāi)展的活動(dòng)并將任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)成員。

任務(wù)管理功能在基于 Web 的工作計(jì)劃系統(tǒng)中幾乎無(wú)處不在，這意味著找到一個(gè)并不是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。 但是在尋找新的 項(xiàng)目管理 系統(tǒng)時(shí)不要忽視它，因?yàn)樗鼘?duì)于高效的團(tuán)隊(duì)合作至關(guān)重要。

3.共享團(tuán)隊(duì)日歷

用于安排和組織會(huì)議的團(tuán)隊(duì)日歷是 項(xiàng)目管理 系統(tǒng)的另一個(gè)必備品。 建立與流行日歷工具同步的共享日歷可確保每個(gè)人都能收到通知并按時(shí)參加會(huì)議。 您還可以將重要的截止日期添加到您的團(tuán)隊(duì)日歷，以快速了解即將到來(lái)的里程碑。

如果您的團(tuán)隊(duì)成員使用不同的日歷，請(qǐng)查找流行日歷工具集成的 項(xiàng)目管理 工具。

4.計(jì)劃和任務(wù)調(diào)度工具

一個(gè)很棒的團(tuán)隊(duì)合作工具是規(guī)劃器功能，它概述了您所有計(jì)劃的項(xiàng)目任務(wù)，并使安排新活動(dòng)非常容易。

以下是計(jì)劃員如何增強(qiáng)您的項(xiàng)目管理：

1）時(shí)間段視圖概述了為每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員預(yù)訂了多少小時(shí)和任務(wù)，顯示了未安排的時(shí)間段
2）您將深入了解在項(xiàng)目的下一步中分配新任務(wù)的人
3）快速概覽每個(gè)人的任務(wù)和計(jì)劃外時(shí)間有助于設(shè)定切合實(shí)際的截止日期并避免超額預(yù)訂人員
4）每當(dāng)需要優(yōu)先處理緊急任務(wù)時(shí)，您可以將其他任務(wù)提前并為這些高優(yōu)先級(jí)任務(wù)騰出空間
5）如果一名團(tuán)隊(duì)成員提前完成了他們的任務(wù)，您可以在必要時(shí)為他們分配更多的職責(zé)。
6）您最終將擁有一個(gè)效率更高的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

1.文件共享

最好的項(xiàng)目管理系統(tǒng)包括文件共享、共享日歷和聯(lián)系人列表的功能。 每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都可以將信息插入系統(tǒng)，其他人可以隨時(shí)隨地快速訪問(wèn)。

一些 項(xiàng)目管理 工具允許將文件添加到項(xiàng)目以進(jìn)行快速共享。 在選擇您的項(xiàng)目系統(tǒng)時(shí)，請(qǐng)檢查它們是否提供免費(fèi)存儲(chǔ)空間來(lái)上傳您的文件和數(shù)據(jù)。

2.團(tuán)隊(duì)溝通

一些系統(tǒng)提供商在項(xiàng)目管理工具中構(gòu)建了一個(gè)信使應(yīng)用程序。

3.團(tuán)隊(duì)儀表板

如果可能，請(qǐng)選擇能夠創(chuàng)建每個(gè)人都可以訪問(wèn)的團(tuán)隊(duì)儀表板的系統(tǒng)解決方案。 您可以向儀表板添加圖形、圖表、可視化指標(biāo)和關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo) (KPI)。

團(tuán)隊(duì)儀表板可以作為項(xiàng)目 KPI 報(bào)告，是在會(huì)議期間使用、向每個(gè)人展示您跟蹤的指標(biāo)并將實(shí)際實(shí)時(shí)結(jié)果與計(jì)劃時(shí)間表進(jìn)行比較的完美工具。

查看 KPI 可以快速了解團(tuán)隊(duì)是否正在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，從而做出更明智的決策。 此外，您可以與團(tuán)隊(duì)成員共享圖表，以便每個(gè)人都可以表達(dá)他們對(duì)如何提高項(xiàng)目績(jī)效的想法。

了解有關(guān) KPI 儀表板以及如何創(chuàng)建儀表板的更多信息。

4.共享客戶數(shù)據(jù)

如果您在代理機(jī)構(gòu)工作，那么存儲(chǔ)和管理您的客戶數(shù)據(jù)非常重要。 最好的項(xiàng)目管理工具可幫助您做到這一點(diǎn)，并讓您創(chuàng)建可以與其他團(tuán)隊(duì)成員共享的客戶卡。
有關(guān)有用的客戶管理工具的更多示例，請(qǐng)參閱 20 項(xiàng)基本 CRM 功能列表。

例如，插入客戶的聯(lián)系信息并將項(xiàng)目和發(fā)票鏈接到客戶資料。 之后，您可以按不同類(lèi)別快速管理和組織您的客戶，例如發(fā)票到期的公司、等待您的產(chǎn)品的人，甚至是值得信賴的合作伙伴。

三、文檔管理
您不是在 Excel 電子表格上管理所有項(xiàng)目數(shù)據(jù)，是嗎？ 您知道高達(dá) 88% 的電子表格包含錯(cuò)誤嗎？ 查看您需要 Excel 替代品的所有業(yè)務(wù)流程。

1.可在一處訪問(wèn)所有數(shù)據(jù)

在一個(gè)地方訪問(wèn)所有項(xiàng)目信息不是很好嗎？ 包括計(jì)劃和完成的任務(wù)、過(guò)去和即將發(fā)生的日歷事件、客戶數(shù)據(jù)、項(xiàng)目資源、費(fèi)用和發(fā)送給客戶的賬單。

2.快速訪問(wèn)您的數(shù)據(jù)

將所有數(shù)據(jù)收集到一個(gè)全面的 項(xiàng)目管理 工具中意味著您可以輕松地與您的團(tuán)隊(duì)共享它并通過(guò)幾次點(diǎn)擊訪問(wèn)它。 無(wú)需在多個(gè)電子表格之間切換以查找數(shù)據(jù)位。

在搜索最佳項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)，請(qǐng)?jiān)儐?wèn)公司他們的工具能夠存儲(chǔ)和管理哪些類(lèi)型的信息。 并非所有 項(xiàng)目管理 工具都包括客戶關(guān)系管理 (CRM) 或發(fā)票自動(dòng)化。

在一個(gè)地方收集信息的另一個(gè)未被充分利用的好處是您將獲得詳細(xì)的報(bào)告。 下一節(jié)將詳細(xì)介紹這一點(diǎn)。

四、報(bào)告
要成功管理您的項(xiàng)目，您需要了解需要快速解決的缺點(diǎn)和問(wèn)題。 要全面了解您的項(xiàng)目進(jìn)度，您至少需要兩個(gè)功能——富有洞察力的報(bào)告和 KPI 儀表板。

1.可定制的報(bào)告

最好的項(xiàng)目管理系統(tǒng)包括收集您之前插入的項(xiàng)目數(shù)據(jù)并支持創(chuàng)建可定制報(bào)告的報(bào)告工具。

例如，您可以獲得有關(guān)項(xiàng)目預(yù)算、費(fèi)用、已完成任務(wù)和團(tuán)隊(duì)成員績(jī)效的報(bào)告。 由于您已經(jīng)為 項(xiàng)目管理 工具收集了大量數(shù)據(jù)集，因此您可以隨時(shí)創(chuàng)建新報(bào)告并選擇要包含在圖形或圖表中的參數(shù)和信息類(lèi)別。

報(bào)告使您能夠快速了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，您還會(huì)注意到表現(xiàn)最佳的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。 如果您的圖表上出現(xiàn)了負(fù)面趨勢(shì)，您可以立即采取行動(dòng)。

如果您知道問(wèn)題的根本原因，則更容易解決問(wèn)題。 您可以通過(guò)比較多個(gè)報(bào)告并與您的團(tuán)隊(duì)成員討論來(lái)確定問(wèn)題。

2.項(xiàng)目 KPI 儀表盤(pán)

跟蹤項(xiàng)目績(jī)效的最快方法是創(chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目?jī)x表板，該儀表板可實(shí)時(shí)自動(dòng)更新信息。 包括重要指標(biāo)，如計(jì)劃和實(shí)際項(xiàng)目?jī)r(jià)值、進(jìn)度差異和已完成任務(wù)的百分比。

3.出于多種目的創(chuàng)建多個(gè) KPI 報(bào)告：

（1）共享團(tuán)隊(duì)儀表板
（2）財(cái)務(wù)KPI報(bào)告
（3）項(xiàng)目績(jī)效儀表盤(pán)
（4）項(xiàng)目經(jīng)理儀表板

五、資源管理

不僅需要管理團(tuán)隊(duì)的時(shí)間。 您可能需要一個(gè)工具來(lái)跟蹤其他項(xiàng)目資源：例如，會(huì)議室和項(xiàng)目過(guò)程中使用的材料。

安排您的項(xiàng)目資源

一個(gè)出色的項(xiàng)目管理工具包括一個(gè)資源管理功能，概述所有計(jì)劃和計(jì)劃的資源并計(jì)算它們的使用成本。 這有助于避免過(guò)度分配和因缺乏資源而可能發(fā)生的沖突。

當(dāng)資源被過(guò)度使用時(shí)，您會(huì)立即注意到，并可以決定是限制其使用還是為其開(kāi)發(fā)制定新的指導(dǎo)方針。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，您可以管理資源并將其分配給特定任務(wù)，并確保每個(gè)人都擁有完成任務(wù)所需的資源和工具。

六、管理項(xiàng)目預(yù)算

項(xiàng)目越大，您需要記錄和管理的費(fèi)用就越多。 對(duì)于有效的費(fèi)用管理，Excel 電子表格不是一種選擇。

1.預(yù)算報(bào)告

您將需要一個(gè)項(xiàng)目管理工具來(lái)跟蹤您的費(fèi)用并提供快速清晰的預(yù)算績(jī)效報(bào)告。

最好的項(xiàng)目預(yù)算系統(tǒng)可為您提供有關(guān)項(xiàng)目費(fèi)用、支出和總額的每周和每月報(bào)告。 您還會(huì)注意到您的項(xiàng)目何時(shí)超出預(yù)算。

要將數(shù)據(jù)保存到您的計(jì)算機(jī)，您可以輕松導(dǎo)出您需要的所有數(shù)據(jù)。

2.項(xiàng)目預(yù)算儀表盤(pán)

創(chuàng)建財(cái)務(wù)報(bào)告儀表板并添加多個(gè) KPI 以反映您的項(xiàng)目進(jìn)度。

將圖形和圖表添加到您的儀表板以獲取有關(guān)您的項(xiàng)目的實(shí)時(shí)更新。 要與團(tuán)隊(duì)成員共享儀表板或預(yù)算報(bào)告，請(qǐng)?jiān)O(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保合適的人員接收數(shù)據(jù)。

3.計(jì)時(shí)計(jì)費(fèi)和自動(dòng)開(kāi)票

在代理機(jī)構(gòu)工作并與多個(gè)客戶打交道時(shí)，您還需要該系統(tǒng)來(lái)啟用時(shí)間計(jì)費(fèi)和發(fā)票。 您需要跟蹤在任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間，向用戶添加小時(shí)費(fèi)率并根據(jù)完成的工作編制發(fā)票。

4.時(shí)間跟蹤

使用時(shí)間跟蹤系統(tǒng)記錄在任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間，并使用數(shù)據(jù)來(lái)自動(dòng)化您的發(fā)票流程。

您可以找到帶有集成時(shí)間跟蹤工具的 項(xiàng)目管理 系統(tǒng)，但它可能會(huì)以其他重要功能為代價(jià)。 總有可能將時(shí)間跟蹤解決方案集成到 項(xiàng)目管理 工具中，以記錄您的工作并將其鏈接到客戶資料和項(xiàng)目。

5.自動(dòng)開(kāi)票

雖然開(kāi)具發(fā)票可能會(huì)占用您最好的時(shí)間，但有一種方法可以通過(guò)點(diǎn)擊幾下來(lái)編譯和轉(zhuǎn)發(fā)帳單。 您可以使用預(yù)先設(shè)計(jì)的 PDF 模板和自動(dòng)為您發(fā)送發(fā)票的系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。 最好的時(shí)間計(jì)費(fèi)系統(tǒng)可以為到期發(fā)票設(shè)置電子郵件提醒，并進(jìn)一步減輕您的工作量。

開(kāi)始使用具有計(jì)時(shí)計(jì)費(fèi)功能的項(xiàng)目管理系統(tǒng)每周最多可以節(jié)省 10 小時(shí)的項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)間。 嘗試發(fā)票自動(dòng)化以確定它節(jié)省了多少時(shí)間。

七、總結(jié)

那么成功運(yùn)行項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要哪些不可替代的項(xiàng)目管理系統(tǒng)功能？

您是在尋找一種工具來(lái)滿足您的所有需求，還是愿意為不同的活動(dòng)使用多種工具？通常，多合一的 項(xiàng)目管理 工具具有更好的報(bào)告能力，并使您能夠在一個(gè)地方訪問(wèn)所有項(xiàng)目數(shù)據(jù)。

找到完美的工具后，請(qǐng)確保遵循新系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程的所有必要步驟，并為所有新工具產(chǎn)生高度的用戶接受度。

如果您仍然有問(wèn)題，請(qǐng)聯(lián)系南京速優(yōu)云，全新的低代碼平臺(tái)+定制的方案，為您專屬定制項(xiàng)目管理系統(tǒng)，高效簡(jiǎn)潔的方案一定會(huì)讓您耳目一新！

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