與常規(guī)管理的主要區(qū)別在于，項目管理的可交付成果取決于時間、預(yù)算和工作范圍。 項目管理有許多技術(shù)和方法，但無論是傳統(tǒng)的、瀑布式的、敏捷的還是精益的模型，該學(xué)科中都有一些結(jié)構(gòu)是有保證的。

二、什么是項目管理系統(tǒng)？
項目管理系統(tǒng)在當(dāng)今世界是絕對必要的，甚至在新冠疫情傳播之前也是如此。這種工具的關(guān)鍵組件是什么？

項目管理系統(tǒng)允許您集中某個項目的日程安排、項目計劃、成本控制、預(yù)算、實時團(tuán)隊溝通和協(xié)作。

這些類型的工具以清晰而簡單的方式幫助解決各種復(fù)雜的 項目管理，例如管理資源、人力和金錢以及任務(wù)管理。根據(jù)軟件的精細(xì)程度，它甚至可以提高 項目管理 的決策能力：允許對整個畫面有一個清晰的視圖，從而幫助識別工作流程中不符合功能的元素，是什么導(dǎo)致了創(chuàng)建瓶頸，甚至定價是否準(zhǔn)確。

技術(shù)已經(jīng)取得了長足的進(jìn)步，隨著市場對勞動力的需求增加，新的軟件和學(xué)科出現(xiàn)是很自然的。勞動力變得更加基于服務(wù)，復(fù)雜的項目成為常態(tài)，團(tuán)隊每天都更加協(xié)作。自從 1910 年代甘特圖出現(xiàn)以來已經(jīng)有很長一段時間了，它的基礎(chǔ)今天仍然相關(guān)，項目管理系統(tǒng)通常具有甘特圖功能，但最好的將其原理與用戶友好的界面相結(jié)合。

無論項目管理系統(tǒng)是基于甘特圖、敏捷還是瀑布方法，研究該工具的重要方面是檢查其主要功能，看看它們是否最適合范圍和類型工作的。

三、項目管理系統(tǒng)的主要功能是什么？
項目管理 軟件用于多個不同的行業(yè)和細(xì)分市場，并且有多種選項可供選擇。 盡管存在某些差異和格式可供選擇，但它始終不變的主要目的是：在項目中順利實現(xiàn)任務(wù)和主要目標(biāo)的規(guī)劃和跟蹤，同時關(guān)注資源和利益相關(guān)者。

然而，今天的管理軟件已經(jīng)發(fā)展得如此之多，它們不僅有助于規(guī)劃和執(zhí)行任務(wù)以滿足最后期限，而且還有助于做出更準(zhǔn)確的估計和監(jiān)控項目成本。 這些是任何項目管理系統(tǒng)應(yīng)該具有的主要功能：

   1.任務(wù)管理
為了促進(jìn)項目規(guī)劃，它必須提供設(shè)置時間表、分配項目任務(wù)和描述每個單獨任務(wù)如何相互交互的可能性。 這些任務(wù)被指定為截止日期和狀態(tài)報告。 作為簡化團(tuán)隊之間協(xié)作的一種方式，這些項目管理解決方案包括一個中央文件存儲庫，每個利益相關(guān)者都可以在其中訪問它們，從而改善團(tuán)隊協(xié)作。 這通常涉及文件共享、消息傳遞，甚至可能包括看板樣式區(qū)域。

   2.時間跟蹤
這似乎很明顯，但時間管理和控制是必要的，也是項目計劃的關(guān)鍵部分。 此外，我們不能忘記一個項目必須具有成本效益，才能算作一項富有成效的努力。 必須考慮團(tuán)隊的工作時間，這是最重要的。 如果注冊的小時數(shù)提供一個自動化系統(tǒng)，軟件會為每項任務(wù)分配估計的時間范圍，那就更好了。

此外，一個真正有用的項目管理工具是允許根據(jù)每個成員的生產(chǎn)能力分配資源，只有當(dāng)軟件以自動方式實時跟蹤時間時才能知道這一點。

   3.指標(biāo)板
指標(biāo)有助于決策。 例如，有關(guān)項目成本的信息是項目管理中最有價值的見解之一，因為它有助于了解項目是否會盈利，而無需考慮截止日期和客戶滿意度。 此類信息將使服務(wù)成本發(fā)生變化，并且還允許重新評估可能不值得提供的服務(wù)。

四、項目管理系統(tǒng)的類型
根據(jù)目標(biāo)，可以根據(jù)功能、行業(yè)或用作基礎(chǔ)的項目管理工具來組織項目管理系統(tǒng)。 讓我們評估 3 個不同的類別：

根據(jù) OGC 的 P3O 指南，可以根據(jù)用戶效用及其彼此之間的聯(lián)系來劃分 項目管理 軟件。

   1.個人
單獨的 項目管理 軟件由單個項目經(jīng)理使用，它可以采用電子表格的形式，或具有 項目管理 所需的所有項目管理系統(tǒng)工具的簡單應(yīng)用程序。 它可以安裝在整個組織中，但不同的人在此用戶界面中彼此沒有聯(lián)系。
   2.協(xié)作的
協(xié)作軟件的工作原理是將整個團(tuán)隊聚集在一起，通常有一個獨特的規(guī)劃數(shù)據(jù)源，但其他項目團(tuán)隊成員可以訪問、查看和處理它。 這通常是可定制的，以免踩到彼此的腳趾。 這些系統(tǒng)可能更多地屬于低技術(shù)范圍，但如果它適合組織的需求，那就沒問題了。 軟件不需要華而不實也能正常工作。 但這些工具一次只能用于一個項目，即使多人同時使用。 無法鏈接來自多個項目的數(shù)據(jù)對于此類工具來說是一個巨大的挫折。
   3.融合的
對于同時執(zhí)行多個項目的公司來說，集成軟件是最好的項目管理系統(tǒng)。 來自當(dāng)前和以前努力的數(shù)據(jù)是相互關(guān)聯(lián)的； 由多個在不同領(lǐng)域工作的團(tuán)隊訪問的單個大型機。 每個團(tuán)隊成員都可以訪問有關(guān)其項目的信息。 這些 項目管理 工具通常具有集成數(shù)據(jù)和信息的功能，允許在儀表板式界面中觀察多個項目。 基于服務(wù)器的應(yīng)用程序允許自定義訪問權(quán)限，從而為每個項目或每個任務(wù)創(chuàng)建授予權(quán)限的登錄。 它們通常涉及投資組合管理、任務(wù)依賴、時間跟蹤、應(yīng)用內(nèi)消息傳遞和調(diào)度。 他們的用戶界面通常是友好的，并允許區(qū)分幾種類型的項目，在某些情況下甚至?xí)綆б粋€移動應(yīng)用程序版本。

五、如何選擇項目管理系統(tǒng)
一個工具應(yīng)該支持一個 項目管理，如果它是一個負(fù)擔(dān)，那么它就不能正常工作。選擇錯誤的軟件會使工作變得更加困難。為了整合正確的工具，人們必須清楚地了解該軟件必須滿足的需求。

第一步是定義公司需求，以及當(dāng)前系統(tǒng)出現(xiàn)故障的具體位置。編寫 項目管理 軟件中需要存在的功能列表很重要；您是否需要自定義、訪問授予選項？您是否必須使用報告工具？是否需要支持各種類型的項目？另一個重點是檢查解決方案是否與當(dāng)前的工作流程方法兼容。這甚至可能是檢查當(dāng)前系統(tǒng)和評估實際操作的機會。

誰會使用這個工具？它僅適用于內(nèi)部人才，還是可供客戶和外部利益相關(guān)者使用？如果是這種情況，那么它需要專業(yè)和用戶友好。在這種情況下給出的反饋為客戶體驗增加了很多價值。

六、什么是項目管理生命周期，為什么它很重要？
項目有時會變得錯綜復(fù)雜且難以遵循。 不同的領(lǐng)域同時處理不同的任務(wù)，這可能導(dǎo)致子任務(wù)和可交付成果重疊。 項目是一個活動網(wǎng)絡(luò)，包括不同的定義階段，項目管理的生命周期包括：概念和啟動、計劃、執(zhí)行和監(jiān)控。
   1.啟動
在啟動階段，項目經(jīng)理在廣泛的層面定義項目，從商業(yè)案例開始，研究提案是否有吸引力以及是否可以利用手頭的資源。如果需要進(jìn)行可行性測試，將在此階段進(jìn)行。這個階段的一個有價值的輸入是項目管理系統(tǒng)在之前完成的工作中收集的數(shù)據(jù)。有了這些信息和一點經(jīng)驗，即使沒有商業(yè)智能學(xué)位，也可以計算提案的盈利能力。此外，如果他們同時進(jìn)行多個項目，則可以檢查項目團(tuán)隊的可用性，這非常方便。利益相關(guān)者也將提供他們的意見。如果提案獲得批準(zhǔn)，則會生成項目啟動文件，其中劃定了項目所需的目的、利益相關(guān)者、業(yè)務(wù)需求和資源。有一些項目管理工具包含用于此目的的模板。
   2.規(guī)劃
規(guī)劃是主要階段，包括為利益相關(guān)者勾勒出清晰的任務(wù)路徑?，F(xiàn)在是確定團(tuán)隊目標(biāo)的時候了。一個很好的目標(biāo)設(shè)定方法是堅持 SMART 原則，這些目標(biāo)需要是：

1）具體——誰將執(zhí)行每項任務(wù)或子任務(wù)必須明確。
2）可衡量——每個人都必須堅持同樣的質(zhì)量和成功大炮。
3）可得性 – 選擇主要目標(biāo)和征服它的步驟。
4）現(xiàn)實——工作范圍需要對所有相關(guān)方都可行。
5）及時——為完成這些目標(biāo)設(shè)定一段時間。
計劃包括生成衡量績效的基準(zhǔn)、使用其成本、關(guān)鍵可交付進(jìn)度和實際工作范圍。這很重要，一種可以沿途檢查并確保項目按計劃進(jìn)行的地圖。此時應(yīng)明確說明職責(zé)、角色和工作分解時間表，以確保每個相關(guān)人員都了解自己的責(zé)任。以及溝通計劃，如果涉及自由職業(yè)者和外部人才，則至關(guān)重要。該計劃還應(yīng)包括道路上可能的顛簸，例如不斷變化的需求或客戶的更正和審查。
   3.執(zhí)行
項目執(zhí)行看到可交付成果的完成。 此階段從分配職責(zé)和任務(wù)開始，然后過渡到狀態(tài)報告、會議、績效更新和整體發(fā)展。 項目管理指導(dǎo)和管理項目的執(zhí)行并建立跟蹤系統(tǒng)。 如果與開發(fā)團(tuán)隊的狀態(tài)會議未按計劃進(jìn)行，則可能需要更新項目計劃和里程碑。
   4.監(jiān)控
監(jiān)控是確保正確開發(fā)可交付成果、績效并確認(rèn)項目進(jìn)展按計劃進(jìn)行的手段。 項目管理 使用關(guān)鍵績效指標(biāo) (KPI) 來衡量項目的整體績效。 這些 KPI 通常涉及項目目標(biāo)或目標(biāo)，確保工作按計劃進(jìn)行且未超出預(yù)算，從而可以查看團(tuán)隊是否會在預(yù)計的時間內(nèi)完成。 它們還可能涉及可交付成果的質(zhì)量控制。 另一個重要的 KPI 是對項目變化的監(jiān)督、已經(jīng)或曾經(jīng)面臨的問題、它們是如何解決的以及它們得到處理的速度有多快。 這些范圍的突然變化會受到密切監(jiān)控，因為它們會影響項目績效。
   5.關(guān)閉
完成項目，交付達(dá)到 項目管理 和客戶的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是主要目標(biāo)。 但在到達(dá)那里之前，還有一些工作要做，解除為這個有限項目創(chuàng)建的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)的武裝。 這意味著支付人才費用，與承包商結(jié)束工作，簽署并保存所有文件。 在這最后階段，質(zhì)量管理至關(guān)重要，如果他們很聰明并充分利用可用的項目管理工具，他們就會對已完成的項目進(jìn)行盤點。 資源規(guī)劃如何？ 使用的工作方法是否正確？ 團(tuán)隊合作流暢嗎？ 利益相關(guān)者對結(jié)果是否滿意，他們會采取不同的做法嗎？ 時間跟蹤在這一點上很有價值，讓 項目管理 可以看到團(tuán)隊更大的努力在哪里。 這構(gòu)成了未來努力的寶貴數(shù)據(jù)。

七、誰使用項目管理系統(tǒng)？
真正的問題應(yīng)該是：誰不使用項目管理系統(tǒng)？在當(dāng)前的市場和行業(yè)中，很難找到一家不采用 項目管理 解決方案的大中型公司。 IT 部門、工程師、建筑行業(yè)、廣告和營銷機構(gòu)、網(wǎng)頁設(shè)計師等都在使用這些系統(tǒng)。

就像我們上面提到的，時間跟蹤有助于更好地了解所提供服務(wù)的盈利能力，并照顧工作流程和人才。

如果一項任務(wù)通常需要大約 12 個小時才能完成，而我們有此信息，那么負(fù)責(zé)該任務(wù)的團(tuán)隊成員和分配該任務(wù)的 項目管理 可以為其設(shè)定一個現(xiàn)實的截止日期。

不僅項目經(jīng)理使用這種軟件。團(tuán)隊的每個部分都使用項目管理應(yīng)用程序或系統(tǒng)，例如項目經(jīng)理、創(chuàng)意人員、內(nèi)部和外部利益相關(guān)者、C 級個人、行政人員，甚至客戶。

假設(shè)有一個涉及大客戶的大項目。 項目管理 決定需要自由職業(yè)者，因為內(nèi)部團(tuán)隊的工作時間太多?？蛻艚?jīng)理檢查可交付成果并允許客戶有一定的反饋，因此他們對 項目管理 解決方案的某些部分的訪問受到限制，這是一個真正的益處，因為它改變了我們與客戶之間的關(guān)系，這種反饋是附加值。

八、每種業(yè)務(wù)類型的項目管理系統(tǒng)示例
最佳類型的項目管理系統(tǒng)將取決于業(yè)務(wù)規(guī)模及其需求。今天，有許多可用的選項可供選擇。您可能聽說過企業(yè)微信、飛書、華為Welinkl和其他適合小型或基本公司的不錯選擇。但是您必須知道區(qū)分每個人的影響范圍及其與您的流程和目標(biāo)的兼容性。

這就是為什么 COR 使用 AI 來加強其時間跟蹤功能和通過其智能建議自動上傳小時數(shù)的原因，用戶應(yīng)該只接受這些建議。對于大中型團(tuán)隊來說，它是一個出色的項目管理工具，特別是對于那些提供專業(yè)服務(wù)并需要解決收費時間和投入時間之間差異的公司。

這是一個“一體化”工具，因為它包括任務(wù)和資源管理、智能甘特圖、每個任務(wù)的時間估計和實時盈利指標(biāo)等關(guān)鍵功能。該軟件最好的部分是它的人工智能，它利用以前交易的注冊數(shù)據(jù)，生成每種服??務(wù)類型的成本和利潤估計的預(yù)測。這極大地有助于確定公司提供的每個項目和服務(wù)的盈利能力。它成為真正的盟友，成為高風(fēng)險業(yè)務(wù)決策的執(zhí)行指南針。

九、如何選擇項目管理系統(tǒng)
到現(xiàn)在為止，您可能非常確定您選擇為您的公司或組織實施項目管理系統(tǒng)。但是，我們邀請您考慮會產(chǎn)生影響的某些方面或功能。該軟件不僅可以幫助您組織工作范圍并及時提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，還可以幫助您從數(shù)據(jù)中學(xué)習(xí)以及了解項目和客戶是否有利可圖。

如今，在選擇項目管理系統(tǒng)時，最重要的問題是問自己該平臺是否能幫助您更好地了解可變成本，即投入的工時。毫無疑問，要想在每個項目的最后期限和資源估計、戰(zhàn)略性工作分配和盈利能力衡量方面取得成功，這是需要克服的最大挑戰(zhàn)。

因此，在選擇項目管理系統(tǒng)時，問問自己：

1.該軟件是否具有自動時間跟蹤或注冊功能？
2.該軟件是否提供對我的客戶的訪問以鼓勵透明度？
3.該軟件能否實時衡量每個項目的盈利能力？
4.事實是，如今，技術(shù)為我們提供了巨大的優(yōu)勢，如果有人知道如何利用它，他們將能夠從另一個層面控制自己的業(yè)務(wù)。因此，在為您的公司選擇項目管理系統(tǒng)時，請5.檢查它是否支持透明文化，是否快速高效，是否支持您的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，以及它是否能保證項目對您的組織有利可圖。

專業(yè)建議，盡管市面流行的項目管理系統(tǒng)可以解決絕大多數(shù)問題，但從公司長遠(yuǎn)發(fā)展的角度，開發(fā)自己的項目管理系統(tǒng)似乎成了唯一的道路。但開發(fā)項目管理系統(tǒng)也會為項目增加不小的負(fù)擔(dān)，因此選擇低代碼平臺不失為一種明智的選擇，南京速優(yōu)云采用低代碼平臺+定制的方案，保證效率的同時降低成本，一定會讓您耳目一新！

• 上一篇：如何構(gòu)建優(yōu)秀的項目管理系統(tǒng)
• 下一篇：項目管理系統(tǒng)的功能有哪些？