不妨從字節(jié)跳動(dòng)旗下產(chǎn)品飛書(shū)中尋找經(jīng)驗(yàn)來(lái)幫助您獲得成功。

飛書(shū)是一款非常受歡迎且無(wú)處不在的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，甚至不需要引入。 它以用戶友好而著稱(chēng)，是簡(jiǎn)單項(xiàng)目的理想選擇。

那么為什么人們?nèi)绱讼矚g飛書(shū)呢？ 項(xiàng)目經(jīng)理喜歡飛書(shū)，因?yàn)樗峁┮韵鹿δ埽?/p>

（1）待辦事項(xiàng)清單
（2）個(gè)人和團(tuán)隊(duì)日歷
（3）文件共享
（4）項(xiàng)目歸檔
（5）里程碑管理
（6）類(lèi)似論壇的消息傳遞（小組討論）
（7）任務(wù)分配
（8）項(xiàng)目模板
（9）項(xiàng)目權(quán)限
（10）流動(dòng)性
但是，盡管它提供了許多功能，但飛書(shū)仍然缺乏一些基本的必需品。 飛書(shū) 項(xiàng)目管理系統(tǒng)仍然不提供：
（1）成本追蹤
（2）時(shí)間跟蹤
（3）甘特圖
（4）看板
（5）子任務(wù)
（6）任務(wù)依賴

這甚至不是 飛書(shū) 沒(méi)有的必要功能的完整列表。 請(qǐng)記住，飛書(shū) 旨在幫助您僅管理某些類(lèi)型的項(xiàng)目。 它不一定對(duì)每個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目經(jīng)理和每個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目都有好處。

同樣的故事也適用于其他項(xiàng)目管理系統(tǒng)包：釘釘、企業(yè)微信、華為的Welink被數(shù)百萬(wàn)人使用，并且深受喜愛(ài)（大部分時(shí)間）。 但是對(duì)于這些工具仍然有一些常見(jiàn)的抱怨。 以下是一些示例：

（1）我們準(zhǔn)備做出讓步并使我們的工作流程適應(yīng)所選軟件，但它不允許我們進(jìn)行優(yōu)化（它不靈活）；
（2）該軟件缺少我們確實(shí)需要的功能，但有很多我們不需要的功能；
（3）我們的工作流程是完全獨(dú)一無(wú)二的，沒(méi)有任何工具可以完美地補(bǔ)充它。
所有的公司都是獨(dú)一無(wú)二的。 他們以自己獨(dú)特的方式管理項(xiàng)目。 難怪很難找到一種普遍適用的工具。 但是您始終可以構(gòu)建自己的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，讓您自己的公司完全滿意。因此最好的方法是構(gòu)建自己公司的項(xiàng)目管理系統(tǒng)。

如何構(gòu)建自己的項(xiàng)目管理系統(tǒng)

那么如何才能更好地創(chuàng)建像 飛書(shū) 這樣的自己的項(xiàng)目管理系統(tǒng)呢？

一、了解您自己的工作流程

定義您的工作流程
您的工作流程是您用來(lái)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程。 例如，在一家軟件開(kāi)發(fā)公司，您的項(xiàng)目很可能被劃分為多個(gè)任務(wù)。 所有這些任務(wù)一般都要經(jīng)過(guò)幾個(gè)階段，例如：

分析——設(shè)計(jì)——構(gòu)建——測(cè)試——部署——檢測(cè)

每個(gè)任務(wù)應(yīng)進(jìn)一步分為幾個(gè)離散階段（狀態(tài)），例如：

未開(kāi)始——正在進(jìn)行——審批——完成

我們還定義了任務(wù)狀態(tài)之間允許的所有轉(zhuǎn)換。 另外，不要忘記弄清楚反向轉(zhuǎn)換，例如，如果“正在開(kāi)發(fā)”的任務(wù)尚未獲得批準(zhǔn)并且應(yīng)該重新開(kāi)發(fā)。

請(qǐng)記住，您還必須定義允許執(zhí)行每個(gè)轉(zhuǎn)換的用戶角色。

我們已經(jīng)向您展示了工作流程的基礎(chǔ)知識(shí)。 現(xiàn)在讓我們看看明確定義的工作流程顯示了什么：

（1）一個(gè)清晰且可重復(fù)的過(guò)程，帶來(lái)結(jié)果；
（2）不同人的責(zé)任分工明確；
（3）一種向所有員工傳達(dá)流程的簡(jiǎn)單方法。

如果您想構(gòu)建自己的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，定義自己的工作流程是第一步，也是最重要的一步。 您還應(yīng)該注意所有可能的情況，同時(shí)盡量使您的工作流程保持簡(jiǎn)單。

請(qǐng)記住，您自己的項(xiàng)目管理系統(tǒng)只是一種補(bǔ)充您工作流程的工具。 因此，如果您的工作流程定義不明確，您的軟件將無(wú)法幫助您以高效且簡(jiǎn)單的方式管理您的項(xiàng)目。

一旦您定義了自己的工作流程，我們就可以進(jìn)行下一步：創(chuàng)建要包含在您的項(xiàng)目管理工具中的功能列表。

二、了解項(xiàng)目管理系統(tǒng)的共同特點(diǎn)

一些 項(xiàng)目管理系統(tǒng)缺乏您需要的某些功能，但同時(shí)提供了大量您不需要的功能。 這令人沮喪。 但是有一組共同的功能可以使任何項(xiàng)目管理應(yīng)用程序成為項(xiàng)目管理應(yīng)用程序，而不是其他類(lèi)型的產(chǎn)品。 讓我們來(lái)看看這些核心功能。

1.任務(wù)管理
任務(wù)管理是每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理計(jì)劃和安排項(xiàng)目所需的關(guān)鍵功能之一。 此功能允許項(xiàng)目經(jīng)理定義任務(wù)、將它們分配給團(tuán)隊(duì)成員、設(shè)置優(yōu)先級(jí)并監(jiān)控截止日期。
2.協(xié)作和文件共享
大多數(shù)任務(wù)是由不同階段的幾個(gè)人完成的。 例如，在我寫(xiě)完這篇文章的初稿后，我將其發(fā)送給了留下反饋的編輯。 一旦第二稿幾乎準(zhǔn)備好，我們的專(zhuān)家就會(huì)通過(guò)它來(lái)檢查關(guān)鍵字。 協(xié)作對(duì)大多數(shù)團(tuán)隊(duì)都很重要，因此擁有一個(gè)團(tuán)隊(duì)可以協(xié)作并一起解決問(wèn)題的地方很重要。 擁有文件共享功能也很不錯(cuò)，讓團(tuán)隊(duì)成員能夠上傳和存儲(chǔ)文件、日歷和聯(lián)系人，并且還可以在外部共享這些文件。
3.時(shí)間跟蹤
時(shí)間跟蹤使用戶能夠跟蹤在任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間。 此功能對(duì)于計(jì)算團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力至關(guān)重要。 它允許項(xiàng)目經(jīng)理跟蹤成本，同時(shí)使利益相關(guān)者能夠提前估計(jì)時(shí)間。 時(shí)間跟蹤功能還應(yīng)該讓團(tuán)隊(duì)成員記錄他們?yōu)槊宽?xiàng)任務(wù)投入的時(shí)間，并記錄在此期間完成的工作。
4.報(bào)告
報(bào)告可幫助您成功管理項(xiàng)目，為您提供項(xiàng)目進(jìn)度的全面概覽和完整畫(huà)面。 您還可以與合適的人分享此進(jìn)度。

三、項(xiàng)目管理系統(tǒng)的附加功能
以下是您可能喜歡的項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的一些高級(jí)工具，但它們完全是可選的：

1.開(kāi)票
發(fā)票允許您跟蹤付款和費(fèi)用并為您的客戶生成發(fā)票，然后他們可以直接在您的應(yīng)用程序中付款（例如使用支付寶）。
2.預(yù)算
當(dāng)然，您可以使用 Excel 電子表格進(jìn)行預(yù)算，但不要忘記項(xiàng)目越大，您需要記錄和管理的費(fèi)用就越多。 在您的項(xiàng)目管理系統(tǒng)中集成預(yù)算功能可以幫助您更輕松地控制成本和時(shí)間。 然而，并非所有團(tuán)隊(duì)都需要此功能。
3.甘特圖
與最初計(jì)劃的相比，甘特圖可以讓您詳細(xì)了解所有任務(wù)的進(jìn)度。 它們還可以向您顯示不同任務(wù)之間的依賴關(guān)系，并允許您編輯現(xiàn)有依賴關(guān)系或設(shè)置新的依賴關(guān)系。 甘特圖主要用于高層規(guī)劃。
4.投資組合管理
項(xiàng)目組合管理可讓您預(yù)測(cè)項(xiàng)目路線圖、管理團(tuán)隊(duì)資源并通過(guò)實(shí)時(shí)計(jì)劃跟蹤進(jìn)度。 例如，許多軟件開(kāi)發(fā)公司都有所謂的“實(shí)驗(yàn)室”或研發(fā)項(xiàng)目，用于獲取選定領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。 在項(xiàng)目組合管理功能的幫助下，這些公司可以評(píng)估他們關(guān)于研發(fā)項(xiàng)目的決策，并選擇能夠提供預(yù)期投資回報(bào)的項(xiàng)目。 此功能以及甘特圖用于高級(jí)規(guī)劃。
5.高級(jí)任務(wù)管理
高級(jí)任務(wù)管理工具可以創(chuàng)建自動(dòng)化工作流、自動(dòng)分配任務(wù)并通過(guò)電子郵件提醒利益相關(guān)者。 它們還允許您創(chuàng)建子任務(wù)、管理它們、確定它們的優(yōu)先級(jí)并使其自動(dòng)化。 如果您從事困難的項(xiàng)目并需要進(jìn)行大量高級(jí)計(jì)劃，則高級(jí)任務(wù)管理會(huì)很有幫助。
6.API接口
團(tuán)隊(duì)通常會(huì)使用很多軟件而不是他們的項(xiàng)目管理工具來(lái)幫助他們更好地工作。 但所有這些應(yīng)用程序都可以集成到您的項(xiàng)目管理工具中。
7.問(wèn)題跟蹤和錯(cuò)誤跟蹤
問(wèn)題跟蹤和錯(cuò)誤跟蹤功能讓您可以提交、跟蹤和修復(fù)軟件項(xiàng)目必然會(huì)生成的錯(cuò)誤和問(wèn)題。 它們可幫助您輕松配置錯(cuò)誤生命周期的狀態(tài)和工作流程。
我們可以永遠(yuǎn)繼續(xù)使用潛在的功能。 但重要的不是功能本身，而是您的軟件可以幫助您的團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)什么——為您的工作帶來(lái)更好的結(jié)果。 在編寫(xiě)您想要的功能列表之前，先問(wèn)自己一個(gè)問(wèn)題：它們真的有用且相關(guān)嗎？ 如果是，請(qǐng)將您對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的要求發(fā)送給您的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)！我們建議從 MVP（最小可行產(chǎn)品）開(kāi)始您的項(xiàng)目管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。 您產(chǎn)品的 MVP 將讓您在自己的團(tuán)隊(duì)中對(duì)其進(jìn)行測(cè)試，獲得他們的反饋，并進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。

四、為您的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建需求列表
現(xiàn)在您已經(jīng)定義了您的工作流程并確定了對(duì)您自己的項(xiàng)目管理工具必不可少的功能，您可以將所有這些信息放在一起并開(kāi)始創(chuàng)建需求列表。我們將提供一些有關(guān)如何執(zhí)行此操作的建議。

首先，構(gòu)建有關(guān)您未來(lái)產(chǎn)品的所有信息。您可以創(chuàng)建一個(gè)簡(jiǎn)單的功能列表，讓您的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)大致了解您的產(chǎn)品。接下來(lái)，您必須定義系統(tǒng)中組件之間的依賴關(guān)系，即這些系統(tǒng)組件如何相互交互。為此，您可以創(chuàng)建簡(jiǎn)單的活動(dòng)圖。如果您可以為您的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)提供線框圖，那也將非常有幫助，因?yàn)檫@將使他們了解您對(duì)如何設(shè)計(jì) UX 的愿景。

為了闡明系統(tǒng)的特定功能或部分應(yīng)該如何工作，您可以創(chuàng)建用戶故事（粗略地說(shuō)，它描述了用戶使用給定功能完成的主要場(chǎng)景/目標(biāo)）。用戶故事伴隨著用例，這些用例是打算使用此功能的特定場(chǎng)景的列表。你對(duì)每個(gè)案例的描述越詳細(xì)，你的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)對(duì)系統(tǒng)的理解就越清晰。

構(gòu)建您自己的項(xiàng)目管理工具似乎是一件大事。但實(shí)際上是完全可行的。只需按照我們?cè)诒疚闹卸x的步驟開(kāi)始，找出您的工作流程，然后選擇與之相輔相成的功能。你會(huì)對(duì)結(jié)果印象深刻！當(dāng)然，如果您仍有疑問(wèn)，或者想了解如何采用低代碼平臺(tái)的方式構(gòu)建屬于自己的項(xiàng)目管理工具，不妨了解下南京速優(yōu)云公司。采用低代碼平臺(tái)+定制的方法一定會(huì)讓您耳目一新！

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