經(jīng)理一直在處理多個(gè)項(xiàng)目。 他們處理人員、任務(wù)和目標(biāo)，以確保每個(gè)項(xiàng)目都成功。 但從本質(zhì)上講，管理項(xiàng)目并不是一件容易的事。 由于有很多活動(dòng)部件，它很容易變得混亂和無序。

當(dāng)您不使用項(xiàng)目管理應(yīng)用程序時(shí)，您很可能會(huì)在瑣碎的事情上浪費(fèi)大量時(shí)間，并做不必要的工作。 很難跟蹤誰在做什么。 團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作效率低下，并且分散在電子郵件線程和聊天系統(tǒng)中。 結(jié)果，錯(cuò)過了最后期限，客戶變得不滿意。

使用高效的項(xiàng)目管理系統(tǒng)來幫助您在計(jì)劃和執(zhí)行項(xiàng)目時(shí)保持工作井井有條，這一點(diǎn)很重要。

一、什么是工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)？
項(xiàng)目管理系統(tǒng)用于計(jì)劃、組織和分配用于管理項(xiàng)目的資源。它幫助團(tuán)隊(duì)協(xié)作并跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，同時(shí)明確定義任務(wù)和職責(zé)。它讓項(xiàng)目經(jīng)理控制成本和時(shí)間，并允許利益相關(guān)者之間順利協(xié)作。

為了按時(shí)交付項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)必須保持一切井井有條，尤其是在有多個(gè)正在進(jìn)行的項(xiàng)目時(shí)。云項(xiàng)目管理系統(tǒng)提供所有項(xiàng)目的概覽，幫助確定任務(wù)的優(yōu)先級(jí)，并使每個(gè)人保持一致。

項(xiàng)目管理系統(tǒng)包括各種各樣的工具，為不同的目的服務(wù)于不同的人。

二、為什么需要項(xiàng)目管理系統(tǒng)？
作為經(jīng)理，您需要知道哪些工作需要完成以及何時(shí)完成，哪個(gè)團(tuán)隊(duì)成員正在從事什么工作等等。項(xiàng)目規(guī)劃對(duì)您團(tuán)隊(duì)的成功至關(guān)重要。手動(dòng)或使用電子表格和通過電子郵件進(jìn)行操作絕對(duì)不是一種有效的方法，并且會(huì)帶來一系列挑戰(zhàn)。

在一個(gè)孤立的系統(tǒng)中，您的所有團(tuán)隊(duì)成員都使用他們的系統(tǒng)來跟蹤他們的工作

1.記事本，
2.便利貼，
3.電子表格。
結(jié)果，任務(wù)和文件分散在不同的地方。他們不確定首先要做什么，浪費(fèi)了大量時(shí)間尋找答案。為了溝通優(yōu)先事項(xiàng)并使每個(gè)人都在同一頁面上，您需要召開會(huì)議并發(fā)送電子郵件，這再次成為您團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力的主要障礙。

當(dāng)您使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)，所有溝通都集中在一個(gè)地方，可以輕松分配任務(wù)和定義優(yōu)先級(jí)。跟蹤團(tuán)隊(duì)的工作并確保項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行變得容易。

三、擁有項(xiàng)目管理系統(tǒng)的主要好處
項(xiàng)目管理系統(tǒng)具有有效規(guī)劃項(xiàng)目、管理可用資源、響應(yīng)問題以及讓所有項(xiàng)目利益相關(guān)者參與所需的必要功能。 無論您的企業(yè)提供何種服務(wù)，擁有最好的項(xiàng)目管理工具都會(huì)產(chǎn)生重大影響。

1. 改進(jìn)計(jì)劃和調(diào)度
無論采用何種方法，項(xiàng)目規(guī)劃和項(xiàng)目調(diào)度都是項(xiàng)目管理的極其重要的方面。 通過這些項(xiàng)目管理解決方案，可以輕松訪問與當(dāng)前項(xiàng)目相關(guān)的團(tuán)隊(duì)之前的記錄。

此外，項(xiàng)目經(jīng)理可以方便地創(chuàng)建一致的管理計(jì)劃，并為項(xiàng)目的成功確定任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。 使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)，可以在短時(shí)間內(nèi)方便地完成諸如分配資源、識(shí)別依賴項(xiàng)、設(shè)置截止日期和創(chuàng)建項(xiàng)目可交付成果等任務(wù)。

由于良好的開端為成功的項(xiàng)目奠定了基礎(chǔ)，因此所有有效的項(xiàng)目調(diào)度工具都具有有助于簡化項(xiàng)目規(guī)劃和項(xiàng)目調(diào)度過程的功能。

2. 更好的協(xié)作
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有時(shí)由來自不同部門的成員組成。 他們還需要處理日常職責(zé)，這使得所有其他利益相關(guān)者很難定期參加會(huì)議并保持最新狀態(tài)。 這種溝通差距可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目和問題出現(xiàn)不必要的延遲，從而浪費(fèi)大量寶貴的資源。

項(xiàng)目管理系統(tǒng)的一個(gè)巨大優(yōu)勢(shì)是它使有效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)作變得極其簡單。 它將所有通信保持在一個(gè)統(tǒng)一的地方。 只需單擊一下即可輕松訪問諸如項(xiàng)目時(shí)間表和狀態(tài)更新之類的見解，并且可以自動(dòng)向相關(guān)方發(fā)送重要警報(bào)。

3. 遠(yuǎn)程辦公
物理位置或部門不綁定現(xiàn)代項(xiàng)目。 勞動(dòng)力現(xiàn)在很分散，管理他們可能會(huì)很成問題。 使用遠(yuǎn)程項(xiàng)目管理系統(tǒng)，管理遠(yuǎn)程項(xiàng)目變得容易，因?yàn)檫@些程序可以幫助管理人員有效地領(lǐng)導(dǎo)他們的團(tuán)隊(duì)。

4. 有效的任務(wù)委派
管理者經(jīng)常發(fā)現(xiàn)很難將任務(wù)公平地分配給成員，這可能會(huì)影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的效率。 通過項(xiàng)目管理計(jì)劃，經(jīng)理可以輕松地將項(xiàng)目任務(wù)委派給成員并找到當(dāng)前有空的人。

這對(duì)于團(tuán)隊(duì)成員來說也是一個(gè)更簡單的選擇，因?yàn)樵谌蝿?wù)管理中，他們唯一需要做的就是檢查系統(tǒng)并根據(jù)他們的優(yōu)先級(jí)開始處理他們的任務(wù)。 在大多數(shù)情況下，這些程序還會(huì)在截止日期前發(fā)出自動(dòng)提醒，以確保順利高效地運(yùn)行。

5. 更輕松的文件訪問和共享
安全訪問和共享重要文檔非常重要。專業(yè)人士一直在使用共享驅(qū)動(dòng)器，但使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)是更實(shí)用的選擇。項(xiàng)目管理解決方案提供存儲(chǔ)，用戶可以在其中輕松進(jìn)行更改、留下反饋和注釋。這些程序還保留更改日志以確保團(tuán)隊(duì)內(nèi)的項(xiàng)目透明度。

6. 更容易整合新成員
項(xiàng)目本質(zhì)上是動(dòng)態(tài)的，有時(shí)需要將新成員引入項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。然而，項(xiàng)目整合是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，要讓新成員在短時(shí)間內(nèi)跟上進(jìn)度。使用任何有效的項(xiàng)目管理系統(tǒng)都可以輕松解決這個(gè)問題。他們能夠自動(dòng)維護(hù)項(xiàng)目日志并以簡單的方式可視化整個(gè)項(xiàng)目。

7. 有效緩解風(fēng)險(xiǎn)
識(shí)別潛在的瓶頸并采用有效的解決方案是優(yōu)秀管理者的必備條件。使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)，管理人員可以增強(qiáng)他們的風(fēng)險(xiǎn)緩解策略，并利用手頭的所有資源來部署有效的對(duì)策。

這提高了團(tuán)隊(duì)的整體效率，還允許管理人員以有效的方式分配可用資源，以避免項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

8. 預(yù)算管理
如前所述，使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)的一個(gè)主要好處是它們?cè)试S用戶有效地管理手頭的每個(gè)資源。在任何項(xiàng)目的過程中，范圍蔓延的可能性，項(xiàng)目偏離軌道的趨勢(shì)，都變得相當(dāng)高。

項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以幫助管理人員防止這種情況發(fā)生，因?yàn)樗试S他們?cè)趯?shí)時(shí)項(xiàng)目報(bào)告工具的幫助下跟蹤一切，并防止項(xiàng)目成本飆升。

9. 提高生產(chǎn)力
項(xiàng)目管理系統(tǒng)的另一個(gè)主要優(yōu)勢(shì)是它可以優(yōu)化您的決策過程并提高工作效率。由于所有重要細(xì)節(jié)都可以在一個(gè)地方找到，因此您始終可以在最短的時(shí)間內(nèi)做出明智的決定。

四、如何選擇合適的項(xiàng)目管理系統(tǒng)？
每個(gè)項(xiàng)目都不一樣。每支球隊(duì)也是如此。選擇正確的工具會(huì)影響您管理項(xiàng)目的方式以及您的團(tuán)隊(duì)溝通的方式。正確的工具將幫助您按時(shí)交付項(xiàng)目并使您的所有工作井井有條。這就是為什么選擇適合您的工具很重要的原因。

1. 特點(diǎn)和要求
從簡單的待辦事項(xiàng)列表到復(fù)雜的速度圖表，市場(chǎng)上都有滿足各種需求的工具。評(píng)估您的需求——項(xiàng)目規(guī)模、參與人數(shù)、項(xiàng)目管理方法等等。
如果您是需要工作分解結(jié)構(gòu)、預(yù)算等的項(xiàng)目經(jīng)理，那么像 MS Projects 這樣的重量級(jí)工具可能適合您。

但是，如果您正在尋找可以幫助您分配任務(wù)、管理截止日期并保持井井有條的看板，那么像 Kissflow Projects 這樣的項(xiàng)目管理系統(tǒng)將是一個(gè)完美的選擇。

2. 方法論
遵循瀑布方法等主動(dòng)方法的團(tuán)隊(duì)非常重視記錄保存、文檔和定義明確的工作流程。它側(cè)重于確定優(yōu)先級(jí)和設(shè)置依賴項(xiàng)。您需要一個(gè)支持此功能的工具。

但是，如果您使用敏捷或精益等反應(yīng)式方法，則需要很大的靈活性。該工具需要具有足夠的適應(yīng)性和靈活性，以適應(yīng)這種迭代工作。

3. 預(yù)算
接下來您需要考慮的是您愿意在項(xiàng)目管理系統(tǒng)上花費(fèi)的金額。有開源工具以及具有不同功能級(jí)別的成本數(shù)千美元的工具。

一個(gè)簡單、免費(fèi)的項(xiàng)目管理工具將幫助您創(chuàng)建清單并劃掉已完成的任務(wù)。但是，如果您正在尋找高級(jí)功能，那么您可能想要購買相對(duì)昂貴的功能。

4. 易用性
項(xiàng)目管理系統(tǒng)只有在您的團(tuán)隊(duì)每天都在使用時(shí)才有用。一些項(xiàng)目管理應(yīng)用程序非常復(fù)雜，您的團(tuán)隊(duì)可能需要幾天的培訓(xùn)才能正確使用它們。并非所有企業(yè)都需要如此復(fù)雜的工具。一個(gè)簡單的界面結(jié)合強(qiáng)大的功能是你應(yīng)該尋找的。

您需要一個(gè)可定制的工具來滿足您的需求。一個(gè)好的項(xiàng)目管理解決方案將隨著您的業(yè)務(wù)增長而靈活、可擴(kuò)展并節(jié)省您的時(shí)間。

或許市場(chǎng)上的大路貨并不能吸引您的眼球，為了長遠(yuǎn)的發(fā)展，或許您需要屬于自己企業(yè)的工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)，南京速優(yōu)云采用的低代碼平臺(tái)+定制的方案一定會(huì)讓您有所收獲！

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