項目無處不在，無論您是計劃環(huán)球旅行、裝飾圣誕樹還是驗證新的疫苗生產(chǎn)線。 因此，我們都是項目經(jīng)理，但有些項目需要更多文檔化和結(jié)構(gòu)化的方法。 下面，我們重點介紹一些可能在您的項目中使用的標準文檔和工具。 目標不是為每個工具提供完整詳細的教程，而是展示它們的用途和使用的良好實踐。

一、什么是項目章程？
項目章程是每個項目的必備條件。 由項目發(fā)起人在項目初期起草，正式授權(quán)項目，任命項目經(jīng)理，并賦予其繼續(xù)進行的權(quán)力。

項目章程簡潔明了，最好是一頁或一張幻燈片。

它充當項目發(fā)起人、利益相關(guān)者和項目團隊之間的合同，并提供對預期結(jié)果的愿景和共同理解。

項目章程規(guī)定了工作范圍、關(guān)鍵假設、依賴關(guān)系、利益相關(guān)者、項目收益和風險、可交付成果、時間表和里程碑。 因此，它可以作為整個項目的參考點，并且可以在狀態(tài)會議中參考。

二、什么是利益相關(guān)者登記冊？
利益相關(guān)者登記冊跟蹤所有相關(guān)方并包含他們的所有聯(lián)系方式。 管理項目意味著在完成項目之前、期間和之后了解誰參與并受到影響（直接或間接）。

但是，包含更多信息可能會為該寄存器提供附加值。 通過記錄利益相關(guān)者的項目以及兩個項目可能對彼此產(chǎn)生的興趣、影響或影響。 您可能會發(fā)現(xiàn)共同點或提出問題，從而導致預訂定期會議以保持聯(lián)系并在范圍變更/偏差或問題的情況下保持一致。

三、什么是 RACI 矩陣？
您可以使用 RACI 矩陣來闡明每個項目團隊成員的每個任務、可交付成果或行動的角色和職責。

RACI 是以下的首字母縮寫詞：
1）責任人：活動的所有者。從事工作并確保完成任務的人

2）負責人：確保正確和徹底完成可交付成果或任務的人（簽署負責人提供的工作）

3）咨詢：需要輸入時可以聯(lián)系的主題專家

4）通知：項目經(jīng)理將與誰聯(lián)系以討論進度或問題

除了對項目參與者及其角色的概述之外，它還優(yōu)化了項目團隊。例如，分配給同一個人（“R”）的任務過多可能表示工作超負荷； “廚房里的廚師太多”（“A”）會阻礙事情的進展。

此外，它可以幫助澄清先前就誰應該做什么而達成的協(xié)議。

對于會議的規(guī)劃，它有助于定義概念（頭腦風暴、每日會議）和時間間隔（即，“R”可能需要每日會議，“I”則不需要）。

四、什么是操作日志？
操作日志是項目期間需要完成的項目列表。 它是一份活文件，您可以使用它。 可以在項目的整個生命周期中更改或添加。

操作日志項是分配給對其完成負責的所有者的事件、任務或活動。 可以添加與每個項目相關(guān)聯(lián)的截止日期、優(yōu)先級或狀態(tài)以增加此日志的功能。 這樣，該文件不僅是所有打開操作的概述，還可以用作跟蹤工具或幫助準備/定義項目會議議程。

通過與項目團隊共享文件，所有操作的所有者可以更新操作項的狀態(tài)或進度。

五、什么是問題日志？
與操作日志一樣，問題日志是描述項目期間遇到的問題和提供的解決方案的項目列表。

問題可以是直接影響項目時間表或績效的行動或決定的任何障礙或意外或意外后果。

可以添加與每個項目相關(guān)聯(lián)的檢測日期、截止日期、優(yōu)先級或狀態(tài)以增加日志的功能。 這樣，該文件不僅僅是對所有問題的概述，還可以作為跟蹤工具或幫助準備/定義項目會議議程。

六、什么是甘特圖？
項目甘特圖是項目及其不同階段的直觀表示。

該圖表在縱軸上投影任務或里程碑，在橫軸上投影時間間隔。 通過為每項任務添加持續(xù)時間并分配依賴項和前置任務，項目的關(guān)鍵路徑會脫穎而出，您可以對項目的時間線做出現(xiàn)實的估計。

盡管向圖表添加詳細信息（例如資源或進度）可以讓您安心并幫助組織您的想法，但通常會導致大型、高維護且復雜的圖表缺乏概覽。

通常最好創(chuàng)建僅包含高級任務和里程碑的甘特圖。

七、什么是資源計劃？
資源計劃是一種管理可用資源的工具。 它列出了每個資源的所有任務，并分配了完成該（部分）任務的工期。 資源計劃允許您直觀地評估資源的工作負載并決定是否可以為該資源添加更多任務或請求更多資源。

它可以每周或每月設置，還可以具有估算項目總成本的功能。 為了從計劃中充分受益，您應該將此文件與可用性記錄集成，其中記錄了每個資源的可用性（假期、年假、病假、其他項目）。

八、什么是失效模式和影響分析 (FMEA)？
管理項目的一部分是預測和降低風險。執(zhí)行風險分析的常用工具是故障模式影響分析 (FMEA)。 FMEA 的結(jié)果是風險優(yōu)先級數(shù) (RPN)，它是相對風險的量化，可讓您確定行動的優(yōu)先級。

RPN 是 3 個參數(shù)分數(shù)的乘積：

嚴重性（故障的特定影響）

發(fā)生的可能性（失敗的原因）

可檢測性（故障本身或其影響的）

高 RPN 表示風險太高，您需要采取緩解措施來降低故障的嚴重性，防止或減少發(fā)生，或增加可檢測性。定義緩解措施后，您可以計算第二個 RPN，表明現(xiàn)在可以更好地控制風險（希望如此）。

當您執(zhí)行 FMEA 時，分數(shù)的基本原理至關(guān)重要。你如何評價這些參數(shù)？而且，更重要的是，不可接受風險的臨界值是多少？使用 1-3 或 1-5 的分數(shù)，甚至是非量化的低-中-高，都可以，只要明確特定參數(shù)的特定分數(shù)意味著什么。此外，F(xiàn)MEA 應該按領(lǐng)域（質(zhì)量、安全、業(yè)務……）執(zhí)行，因為每個領(lǐng)域的評分理由都不同。

九、總結(jié)
將項目管理的經(jīng)驗移植到醫(yī)藥行業(yè)，可以取得事半功倍的效果。如您仍有疑問，歡迎聯(lián)系南京速優(yōu)云，我司的低代碼平臺+定制的方案一定會讓您耳目一新！

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